Préparer un salon

Vous souhaitez faire un salon: petit canevas utile pour se préparer à un salon

Tout d'abord vous devez choisir la bonne manifestation.
Pour cela, il est nécessaire d'apporter une réponse aux questions suivantes:
- En France ou à l'Étranger ?
- Plutôt une foire, un salon multisectoriel ou encore une exposition ?
- Votre produit trouvera t'il sa place dans la thématique de la manifestation ?
- Sur place, serez vous en contact avec vos concurrents ou serez vous le seul ?
- Quels vont être les visiteurs de la manifestation ?
- Ce Salon est-il annuel, mensuel ou exceptionnel ?
- L'organisation ainsi que la promotion autour de l'événement sont-ils à la hauteur ?
- Qui peut vous être utiles en France (CCI, Groupements d'entreprises, etc...) ?

Maintenant que votre choix est effectuer, comment planifier cet événement ?
- 12 mois avant: Vous devez sélectionner votre salon, établir un budget, louer l'emplacement et choisir le personnel qui vous accompagnera ou vous représentera.
- Entre 6 et 9 mois avant: Vous devez concevoir la décoration, sélectionner les produits à exposer, réserver les lignes téléphoniques et électriques sur votre stand et établir une liste de prospects à inviter à venir vous rencontrer.
- Entre 4 et 6 mois avant: Vous devez choisir le transporteur qui acheminera vos produits à exposer, préparer l'emballage, élaborer (si ce n'est déjà fait) des tarifs exports, concevoir et imprimer votre documentation, réserver des espaces publicitaires dans le catalogue officiel du salon ou dans la presse spécialisée, réserver vos billets d'avion et chambres d'hôtels et préparer tous le matériels nécessaire à la promotion sur votre stand.
- Dans les 3 mois qui précèdent le salon: Vous devez vérifier vos passeports/visas ou les faire faire, vous adressez à vos organismes régionaux pour une assurance foire, envoyer vos invitations, diffuser vos communiquer de presse et expédier vos produits sur le salon.

Quelles peuvent être les actions de communication avant la manifestation ?
- Se faire connaître et faire savoir que vous serez présent.
- Personnaliser vos courriers suivant vos cibles.
- Vous inscrire et insérer votre publicité sur le catalogue du salon (n'oubliez pas que chaque visiteur se voit remettre ce catalogue à l'entrée du salon). Vérifier bien toutes vos coordonnées et la description de vos produits, ce document reste la mémoire du salon.
- Effectuer un mailing pour sensibiliser vos prospects.
Celui-ci devra présenter votre entreprise, vos produits mais aussi l'emplacements sur lequel vous vous trouverez.
N'oubliez pas de joindre un carton d'invitation au salon mais aussi pourquoi pas au brunch que vous allez organiser pour vos clients.
Votre envoi devra se faire 2 à 3 mois avant la manifestation.
- Préparer un dossier de presse à envoyer et à remettre à vos visiteurs mais aussi à la presse spécialisée.
- Enfin, si vous posséder un site Internet n'omettez pas de le mettre en avant dans tous vos documents et de l'utiliser comme outil de communication on-line (liste de diffusion, offre promotionnelles avant ou pendant le salon, proposer des invitations ou des prises de rendez-vous, etc...)

Voilà, il ne nous reste plus qu'à vous souhaitez un bon salon.