Travailler avec des sociétés chinoises, Les clés pour bien négocier

Travailler avec des sociétés chinoises, Les clés pour bien négocier

Instaurer un climat de confiance, savoir interpréter le "oui" et le "non", rester calme et patient...
Ce qu'il faut savoir avant d'entreprendre une négociation avec des Chinois.

Source: Journal du Management

Savez-vous qu'en Chine le 8 est symbole de prospérité et le rouge symbole de bonheur ? Des détails, peut-être, mais les Chinois y sont sensibles.
Et si les métropoles chinoises tendent à s'occidentaliser, les traditions restent fortes.
Voici les astuces et conseils de Maître Claude le Gaonach-Bret de DS Avocats, qui travaille avec la Chine depuis 1972, et Bruno Marion, directeur associé de la société de conseil EuroPacific Management et auteur de Réussir avec les Asiatiques, Business et bonnes manières (Editions d'Organisation, 2006).

1- Tissez votre réseau
Depuis la France tout d'abord, contactez les spécialistes de la Chine pour obtenir informations, conseils et appuis : CCI, Ubifrance, Missions économiques...
Ne faites pas l'économie d'un avocat qui peut permettre d'éviter les litiges et interrogez votre banquier car toutes les grandes banques sont présentes en Chine. Renseignez-vous sur l'état de santé des sociétés chinoises avec lesquelles vous envisagez de travailler. "La Coface fournit des études sur les entreprises, ajoute Maître Claude le Gaonach-Bret, ce qui ne vous empêche pas de contacter des consultants français en Chine et en France pour identifier des partenaires." Sur place, trouvez des alliés et des intermédiaires. "Les Chinois, contrairement aux Français, ont une culture de l'indirect, note Bruno Marion. Et lorsque l'affaire est importante, la politesse veut que l'on fasse appel à une tierce personne.

2- Préparez votre entrée
Dotez-vous des clés de compréhension de la culture chinoise. Il n'est pas rare d'avoir affaire à dix personnes lors d'une négociation. En conséquence, à vous de définir les attributions de chacun de vos collaborateurs avant d'entamer les pourparlers. "Le rôle du leader est essentiel puisqu'il a une place déterminée à table, que ce soit celle des négociations ou bien du déjeuner, explique Bruno Marion. Par défaut, les Chinois désigneront le plus âgé des interlocuteurs. L'expert technique, quant à lui, doit prendre le temps de répondre aux questions qu'on lui pose et démontrer son expertise". Prenez aussi la peine de définir le profil des interlocuteurs que vous allez rencontrer. Leur âge, leur origine géographique, leur expérience de la vie en dehors de la Chine... Tous ces éléments vous apprendront beaucoup sur la manière de les aborder, traditionnellement ou plus à l'occidentale.

3- Instaurez un climat de confiance
Il est essentiel de tisser des relations de confiance et d'amitié. Dès les premières minutes, les Chinois vous poseront des questions très personnelles : âge (pour se positionner eux-mêmes), salaire, nombre d'enfants. Il faut s'intéresser à eux en retour. S'ils ne veulent pas répondre à vos questions, ils souriront ou bien répondront à côté. "Ce n'est qu'après quelques jours de négociation que la relation d'affaire commence réellement, explique Bruno Marion. On peut alors échanger des cadeaux, sans toutefois ouvrir le sien devant son interlocuteur au cas où plusieurs personnes auraient le même. Vous éviterez ainsi de rompre l'harmonie." Les Chinois s'offrent souvent de la nourriture entre eux. Vous pouvez vous-même leur apporter des spécialités locales, ce qui sera l'occasion de discuter de manière moins formelle. Enfin, n'hésitez pas à sortir le soir avec eux dans des restaurants Karaoké, cela facilite ensuite les négociations.

4- Identifiez les phases du processus
Pour l'avocate, ce sont les mêmes règles qui régissent les négociations en Chine ou dans d'autres pays, sauf qu'il faut faire preuve de beaucoup plus de patience et de courtoisie. "Les négociations sont différentes que vous soyez au fin fond de la Chine ou bien à Pékin. Dans le premier cas, c'est toujours le style de l'époque communiste qui prévaut, très protocolaire, assez lourd... A Pékin, c'est un style plus direct, à l'occidental." Nous n'avons pas le même rythme en France qu'en Chine, alors identifiez les différentes phases de la négociation pour être synchrones : la découverte des interlocuteurs (rapide en France, longue en Chine), l'échange d'informations, la conclusion (les Chinois risquent d'aller trop vite sur cette étape, contrairement à nous). "En France, on travaille d'abord ensemble et on apprend à se connaître ensuite, souligne Bruno Marion. En Chine, c'est l'inverse. D'ailleurs, la perception de lenteur que nous avons de la négociation avec les Chinois vient d'une mauvaise identification des phases."

5- Choisissez un traducteur
La plupart des chinois ne parlent pas anglais. Une traduction en chinois s'impose donc lors d'une négociation (lire l'interview de Jean-Paul Robbe). "D'où la nécessité d'être accompagné d'un bon interprète qui traduise, sache faire passer des messages, mais ne donne pas son avis, ce qui arrive beaucoup trop souvent, insiste Maître Claude le Gaonach-Bret. Il doit pouvoir faire part de l'ambiance de la société, de ce qui se passe dans le couloir ou lors du dîner." Et Bruno Marion d'ajouter qu'il "faut avoir son propre traducteur - un collègue qui connaisse votre stratégie, par exemple - et pas celui de la partie chinoise". Enfin, ne vous adressez pas au traducteur, mais directement à votre interlocuteur chinois.

6- Restez zen
Ne vous énervez pas devant les Chinois et ne leur faites pas perdre la face. Connaître leurs techniques de négociation vous évitera de perdre patience. "Par exemple, raconte Bruno Marion, dans ce que j'appelle la technique du lapin et du chapeau, les Chinois vont tout faire pour utiliser le temps contre vous. Si vous avez des impératifs et devez les quitter à 17h, ils vous proposeront quelque chose d'important au dernier moment, pour vous acculer. Restez calme et, si vous n'avez pas le temps, prenez date pour en discuter lors d'une autre rencontre, même si c'est dans un mois. Car si l'on s'énerve, ils insistent jusqu'à l'usure." Concrètement, si les Chinois vous demandent de baisser le prix de 20 % et qu'au bout du quatrième refus vous vous énervez, cette démonstration de force sera perçue comme une faiblesse.

7- Interprétez les "oui" et "non"
Selon Bruno Marion, "les Chinois ne veulent pas perdre ou faire perdre la face à quelqu'un, c'est pourquoi ils ne répondront jamais non. Si l'on caricature un peu, c'est le cas même lorsque vous demandez votre chemin. Il est possible que votre interlocuteur ne sache pas la direction à prendre et vous donne une réponse fausse." Il faut alors reposer la question de manière différente ou bien utiliser une tierce personne. Si les réponses sont similaires, alors ce sont les bonnes. En cas de réponse positive à un point de négociation, Maître Claude le Gaonach-Bret préconise d'en garder une trace sur le papier : contrat ou simple procès verbal. "On va y réfléchir" ou "On va en discuter en interne" sont d'après Bruno Marion des réponses qui veulent immanquablement dire non.

8- Prenez garde au contrat
Les Chinois ont une conception vivante du contrat que les occidentaux n'ont pas. En France, nous avons une vision linéaire du temps, alors qu'elle est cyclique en Chine. En clair, le contrat français décide à l'avance ce que l'on va faire plus tard. Le document chinois décide de ce que l'on fait aujourd'hui, alors que demain ce sera différent. "Pour le Français, c'est le concept qui est important, et pour le Chinois, c'est le contexte, remarque Bruno Marion. En cas de renégociation, n'hésitez pas à revenir sur des points refusés la première fois. La partie doit rester équilibrée." Côté pratique, les papiers doivent être rédigés dans les deux langues : chinois et français ou anglais. "Attention à bien vérifier la conformité des papiers car les deux langues font foi, prévient Maître Claude le Gaonach-Bret. Par contre, dans un contrat de joint venture, ce sera le document chinois qui primera car c'est lui seul qui est vérifié par l'administration chinoise." En conséquence, il est important de s'adjoindre les compétences d'un expert technique et d'un juriste. Enfin, il faut savoir résister aux pressions. Lors d'une négociation de contrat, il n'est pas rare de s'entendre dire par un Chinois "mais pourquoi ajouter ces phrases, ces clauses…etc." Dans ce cas, il ne faut pas céder et persister dans ses clauses, au risque de devoir en discuter longtemps...

Source: Journal du Management