Les
voyages d'affaires, conseils
Source:http://www.Champagne-ardenne-export.com,
La plate-forme internationale des entreprises
Le voyage professionnel est considéré aujourd'hui comme l'un
des outils les plus efficaces de la prospection export.
Le voyage d'affaire représente un investissement dont le coût est
élevé, c'est pourquoi il faut préparer les déplacements
de manière rigoureuse, afin d'éviter les frais inutiles.
Une bonne préparation peut conditionner le succès de la mission.
Il permet à l'entreprise de s'ouvrir sur des marchés extérieurs,
de rechercher des nouveaux partenaires commerciaux et d'établir des contrats
avec des entreprises étrangères.
L'organisation d'un voyage professionnel s'oriente en trois phases essentielles
: la préparation du départ, l'organisation sur place et le suivi
de la mission.
A cet effet, la mission Eurochallenge permet chaque année à plus
de 500 entreprises de la France entière, d'effectuer une semaine de rendez-vous
ciblés dans le pays de leur choix (près de 100 pays sont couverts
par les réseaux Eurochallenge). Cette mission intègre également,
une phase de débriefing en vue de préparer le suivi de l'action
de prospection.
Pour joindre les organisateurs des missions Eurochallenge : Téléphone
: 01 41 92 17 17 / Fax : 01 41 92 17 18 ou e-mail : info@eurochallenge.org
Préparer son départ
- La réservation de votre billet d’avion doit se faire
le plus rapidement possible d’autant plus que certaines destinations ne
sont pas desservies de façon aussi régulière que d’autres.
Une réservation par avance vous permet d’effectuer des appels d’offres
auprès des agences de voyages, de comparer les prix et de trouver le
meilleur rapport qualité/prix.
Dans certains cas, il faut prévoir d’arriver un à deux jours
à l’avance (pendant le week-end par exemple), afin de pouvoir se
remettre du décalage horaire et de préparer ses rendez-vous.
- L’hébergement est aussi important que le voyage.
En effet, la réservation de l’hôtel doit, elle aussi s’effectuer
à l’avance.
Il faut savoir que pendant la période des salons, les hôtels sont
souvent complets.
Le choix de l’hôtel n’est pas une décision à
prendre à la légère, il faut vérifier s’il
y a une possibilité d’organiser des réunions, de recevoir
des fax, si l'emplacement est approprié par rapport aux rendez-vous,
ce particulièrement dans les grandes villes.
- La préparation d’un voyage professionnel ne se limite pas seulement
à la réservation du billet et de l’hôtel.
Avant chaque départ, le voyageur doit s’informer sur les habitudes
locales en collectant des informations pratiques sur la destination. Il est
nécessaire de s’adapter le plus possible aux us et coutumes.
Ces informations prennent en compte le respect des heures de repas, les cadeaux
ou encore l’habillement.
Il
faut préparer suffisamment à l’avance les documents
qui seront nécessaires sur place (plaquettes, catalogues, liste de prix).
Ils doivent être traduits dans la langue du pays (au moins en anglais).
En cas de recours aux services d’un interprète, il est conseillé
de prendre contact avec lui à l’avance, de façon à
le former sur les produits et/ou services car c’est lui qui en vantera
directement les mérites.
Par ailleurs, il ne faut pas attendre la dernière minute pour vérifier
la validité du passeport ou demander les visas et faire les vaccins requis
sur certaines destinations.
Le voyageur doit aussi vérifier la validité de sa carte de crédit,
se procurer un permis de conduire international et avoir un peu de monnaie du
pays afin de payer les taxis ou pourboires à son arrivée.
Une fois sur place
Une
fois sur place, la majeure partie du temps est consacrée aux différents
rendez-vous.
- Il faut avant tout confirmer ses rendez-vous ou prévenir en cas de
retard. En tout état de cause, un exportateur doit savoir maîtriser
son temps afin de ne pas être débordé (et donner une mauvaise
impression aux prospects).
- Il faut savoir rester souple et limiter le nombre de rendez-vous par jours.
En effet, il vaut mieux prévoir quelques jours de plus afin de gérer
son temps au mieux et de travailler chaque contact de manière rigoureuse.
D’une manière générale, on peut considérer
que 2 à 4 rendez-vous peuvent être effectués en une journée.
Établir un suivi
Le suivi
est peut-être l’étape la plus importante de la mission.
En effet, il consiste à concrétiser et à assurer les différents
contacts établis à l’étranger.
Dès son retour, un exportateur doit toujours remercier personnellement
ses contacts et leur envoyer la documentation souhaitée ou les informations
promises.
Une entreprise qui n’effectue pas cette démarche, risque de faire
immédiatement échouer ses contacts.
La société doit immédiatement exploiter les résultats
de la mission.
Un contact qui n’est pas réactivé dans la semaine qui suit
le voyage, est considéré comme un contact perdu.
Cette perte de contact constitue un échec commercial et une perte d’argent.
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